MIPYMES, Todo Sobre Tecnologias

Las micros, pequeñas y medianas empresas (MIPYMEs) pueden mejorar la eficiencia de los diferentes procesos empresariales -producción, valor agregado, ventas, exportaciones, y administración- reducir costos y elevar su competitividad mediante el uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

Además de mejorar la eficiencia y la productividad, el uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones tiene especial importancia para el mercadeo y las ventas, para la búsqueda y comunicación con proveedores y clientes, y para el continuo aprendizaje del empresario y del personal.

Cuando hablamos de Tecnologías de Información y Comunicaciones casi siempre relacionamos el término con computadoras. En realidad, las computadoras son ahora las herramientas tecnológicas más importantes en el campo de la información y la comunicación. Sin embargo, el concepto de Tecnologías de Información y Comunicaciones incluye otros equipos que realizan funciones diferentes. Entre los equipos modernos están los teléfonos móviles, fax, proyectores de imagen, procesadores de pagos con tarjetas de crédito y agendas electrónicas.

Pero desde mucho antes ya existían los teléfonos convencionales, las máquinas de escribir, las calculadoras, las fotocopiadoras, los equipos de radio y de televisión, los cuales son medios para la comunicación, el procesamiento y manejo de la información. Todos ellos componen lo que llamamos Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), y todos han sido usados principalmente en las empresas para realizar sus operaciones de manera más rápida y eficiente.

En el campo de la comunicación, tomemos como ejemplo el teléfono. Antes de que se inventaran los teléfonos móviles o celulares, para una empresa situada en un lugar donde no hay disponibilidad de líneas telefónicas convencionales, la alternativa es usar el servicio de correos para comunicarse, lo que implica largos tiempos de espera para la comunicación con sus proveedores o clientes si éstos están lejos. También implica mayores gastos para lograr esa comunicación en caso que el personal de la empresa debe transportarse hasta el lugar donde los proveedores o clientes se encuentran. El teléfono convencional vino a reducir los tiempos y costos de la comunicación, permitiendo a las empresas reducir costos y aumentar ventas.

Luego, los teléfonos móviles significaron un paso adicional que revolucionó la manera de comunicarse, al permitir la comunicación con clientes o proveedores sin importar dónde éstos se mueven. También, sin importar dónde está quien hace la llamada. El empresario de hoy ya no necesita estar en su oficina para poder comunicarse. Puede hacerlo en cualquier momento mientras está fuera haciendo las gestiones propias de su negocio. De esa manera, se reducen aún más los tiempos y costos para la comunicación con los clientes y proveedores, pero además, el teléfono móvil permite la comunicación constante con el personal de su empresa. Como consecuencia, esta tecnología ayuda a incrementar la eficiencia y la productividad de las empresas.

El costo del servicio de teléfonos convencionales y móviles es ampliamente compensado con los beneficios que trae para las empresas. Sin embargo, cuando se trata de comunicaciones internacionales, los costos son altos. Para las empresas que tienen relaciones con proveedores y clientes en el exterior, una solución que recientemente ha venido ganando popularidad es la telefonía por Internet, o Voz sobre IP (VOIP), que reduce a una fracción los costos de las comunicaciones telefónicas internacionales.

Resumiendo, estas tecnologías de comunicación, primero el teléfono convencional, luego el teléfono móvil y recientemente el teléfono de VOIP, han venido a reducir los tiempos y costos de la comunicación permitiendo a las empresas mejorar significativamente su eficiencia y productividad.

De igual manera, otras tecnologías relacionadas con el manejo de la información han producido similares resultados. Para las empresas, los ahorros en tiempo y dinero son importantes al pasar de llevar registros -de compras, inventarios, ventas, clientes, transacciones financieras, etc. -manualmente escritos en papel, a un registro digital en computadora, o al pasar de realizar operaciones de cálculo con una calculadora manual a usar un programa de cálculo automático en computadora, o al pasar de escribir cartas, memorandos y comunicaciones en una máquina de escribir a usar un procesador de textos y luego imprimirlos, o mejor aún, usar el correo electrónico para tales comunicaciones. Se ahorra tiempo, papel, tinta, sueldos del personal, etc., y se gana en eficiencia y productividad.

Los anteriores son sólo algunos ejemplos de operaciones básicas que toda empresa realiza de manera rutinaria, pero también hay otros usos como en el mercadeo. Para dar a conocer los productos de su empresa, puede usar la publicidad tradicional: anunciarse en las páginas amarillas de la guía telefónica, pagar anuncios en periódicos, revistas, radio y televisión, rótulos de carreteras, panfletos o brochures, etc. Todo empresario sabe el costo que tiene la publicidad, y para una empresa pequeña algunos tipos de publicidad son tan caros que no resultan rentables.

Y qué pasa si usted produce algo que pudiera vender fuera de su país? Tendría el dinero suficiente para hacer publicidad en el exterior? Para viajar a otros países a promover su producto en ferias y contactar a posibles clientes? Y si lo tuviera, soportaría el precio de venta del producto los elevados gastos de mercadeo y publicidad en el exterior que eso implica?

Ahora, gracias al Internet, Ud. puede dar a conocer su empresa a una audiencia nacional lo mismo que a una internacional por el mismo costo, ya que para el Internet las fronteras no existen. Un sitio Web viene a ser la puerta de entrada a su empresa en la red internacional conocida como World Wide Web (WWW) disponible para ser visitada las 24 horas del día durante todo el año por los usuarios de la red en cualquier parte del mundo.

El Sitio Web es la herramienta tecnológica más importante para las empresas en el mundo de hoy, tanto para las que venden en el mercado local como para aquellas que miran al mercado internacional. Desde el punto de vista de los clientes en el mercado internacional, una empresa sin su sitio Web no se considera competitiva. También, las que tienen su sitio Web son las que consiguen los clientes porque se les puede encontrar fácilmente a través del Internet y lograr un contacto más rápido. En los negocios, el tiempo es un recurso valiosísimo.

Solamente una cosa es segura: no importa el tamaño de la empresa, las empresas que implementan Tecnologías de Información y Comunicaciones estarán en mejor posición que las que no lo hagan para aprovechar las ventajas que éstas ofrecen.
Tal vez a Usted le parezca muy complicado este asunto pues no sabe qué tecnologías son las más adecuadas para sus necesidades, qué equipos, software y servicios adquirir, cual es la alternativa menos costosa, cómo ponerlas en operación, cómo utilizarlas para sacarles provecho, etc. Sin embargo, toda esa información puede averiguarse si usted tiene la disposición y el deseo de hacerlo. Empiece por buscar la información disponible en el Internet, conéctese desde su empresa o su casa o vaya a un cyber café y empiece a buscar lo que necesita saber.

En resumen: el uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones en su empresa puede ayudarle a:

• Reducir costos y mejorando la eficiencia de las operaciones
Reemplazando procesos manuales que consumen tiempo y reduciendo la necesidad de movilizarse para realizar trámites o buscar información

• Generar ingresos adicionales
Usando su sitio Web para vender sus productos y servicios

• Facilitar a las personas hacer negocios con usted –y usted con ellos-
Desarrollando un sitio Web que haga fácil contactarlo a sus clientes, suplidores, miembros, visitantes, distribuidores o asociados.

• Alcanzar nuevos mercados y clientes
Usando la Internet para ampliar su clientela a bajo costo, tanto en el mercado nacional como internacional.

Tags: computadoras, comunicaciones, dinero, Hardware, informacion, mipymes, negocios, sistemas, Software, tecnologias

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